Micro­soft Teams &
Digi­tal Workplace

“Micro­soft Teams” ist seit der Covid Kri­se im Jahr 2020 prak­tisch bei allen Büro­ar­bei­ten, Leh­re­ren und Schü­lern bekannt. Es ist zu erwar­ten, dass es künf­tig genau­so bekannt sein wird wie Excel und Word! Micro­soft hat das durch die Bereit­stel­lung einer kosten­lo­sen und funk­tio­nell nicht wirk­lich beschränk­ten Ver­si­on sehr geschickt gemacht.

Nach­dem es auch in den Schu­len inten­siv genutzt wird ist zu erwar­ten, dass die näch­ste Genera­ti­on an Büro­ar­bei­tern / Know­ledge Worker MS Teams schon kann und selbst­ver­ständ­lich nut­zen wird — so wie heu­te jede/r Word und Excel kann (zwar beherr­schen es die wenig­sten, aber es wird damit gearbeitet)!

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MS-Teams mehr und pro­duk­ti­ver nutzen

In vie­len Unter­neh­men wird seit Beginn der Pan­de­mie MS Teams vor allem für Video­kon­fe­ren­zen ver­wen­det. Dafür macht es einen guten Dienst. 

Häu­fig aber ist nicht bekannt, was MS Teams über­haupt kann (Funk­tio­nen), was sonst noch alles damit sinn­voll gemacht wer­den könn­te — Anwen­dungs­fäl­le! So haben wir wie­der eine Soft­ware mit vie­len Funk­tio­nen, die bezahlt aber nicht genutzt werden.

Ich hel­fe Unter­neh­men, mehr mit Micro­soft Teams zu machen und es pro­duk­ti­ver zu nutzen.

In einer ca. 1 stün­di­gen, kosten­lo­sen, Prä­sen­ta­ti­on zei­ge Ihnen ger­ne, was in MS Teams noch steckt.
Hilf­reich wäre dabei vor­her eine Abstim­mung mit dem/der Ver­ant­wort­li­chen um zu erfah­ren, was Ihr Unter­neh­men macht, wel­che Abläu­fe es gibt, die Ihrer Mei­nung nach ver­bes­sert wer­den soll­ten, wo die “pain-points” sind.

Denn ich möch­te die Prä­sen­ta­ti­on nicht nur nach Funk­tio­nen in MS Teams und MS 365 machen, son­dern nach Anwen­dungs­fäl­len für Ihr Unter­neh­men!
Die Funk­tio­nen in MS-Teams sind wich­tig, aber nicht allein aus­schlag­ge­bend, wo und wie MS Teams effi­zi­en­ter ein­ge­setzt wer­den kann. Ich ken­ne die Mög­lich­kei­ten und Gren­zen von MS Teams ganz gut, bin nicht von allem begeistert!

MS-Teams Ein­stel­lun­gen / Administration

Bei Micro­soft Soft­ware kann o.o.b. (out of the box) gene­rell jeder Benut­zer alles machen. Das nen­ne ich ger­ne eine “über-demo­kra­ti­sche” Soft­ware: “Jeder kann alles, jeder darf alle”. Jeder kann alles und weiß was er/sie tut ist aber meist nicht der Fall.  Das führt beson­ders bei MS Teams rasch zu Wild­wuchs an “Teams”, weil vie­le Benut­zer schnell ‘mal ein Team zum testen anle­gen und es bald nicht mehr nut­zen und ver­ges­sen. Von Haus aus wird es nicht auto­mat. nach einer bestimm­ten Zeit gelöscht. Mit ent­spre­chen­den Admin Set­tings kann man das machen. Ohne Admin-Kennt­nis­se geht das mit der “Elek­tro­ni­schen Pro­jekt- und Bau­ak­te”!

Es gibt eine Rei­he von Ein­stel­lun­gen für Teams Admi­ni­stra­to­ren. Jedoch nicht an einer zen­tra­len Stel­le, son­dern in ver­schie­de­nen Berei­chen und Anwen­dun­gen. Viel Spaß beim Zusam­men­su­chen oder der Nut­zung von “PowerS­hell”!

Ich hel­fe Unter­neh­men sinn­vol­le admi­ni­stra­ti­ve Ein­stel­lun­gen für MS Teams und MS 365 Anwen­dun­gen zu machen, damit die Anwen­der pro­duk­ti­ver damit arbei­ten können.

Küm­mern Sie sich nicht mehr um die Orga­ni­sa­ti­on von Micro­soft Teams & MS/365!
Sie wol­len mit der Ver­wal­tung und Über­wa­chung von MS Teams nichts zu tun haben und in ver­läss­li­che Hän­de legen? Bit­te, ger­ne! Mit einem gerin­gen Pau­schal­auf­wand kann man die­se Grund­be­dürf­nis­se decken — je nach Umfang und Abstim­mungs­auf­wand.
Genau­so auch die Aus­wer­tung, wie Teams genutzt wird — mit Ablei­tun­gen, was zu ver­bes­sern wäre.

MS-Teams Schu­lun­gen und Coaching

MS Teams kann sehr viel. Lau­fend, oft mehr­mals pro Woche, kom­men Neue­run­gen und Ände­run­gen dazu. Dar­un­ter auch vie­le sinn­vol­le Funk­tio­nen, auf die wir war­ten. Ken­nen Sie die Basis­funk­tio­nen? Ken­nen Sie schon die neu­en Funktionen?

Ich hel­fe Unter­neh­men, dass ihre Mit­ar­bei­ter Schritt für Schritt in Micro­soft Teams und die Microsoft/365 (M365) Pro­gram­me ein­ge­führt wer­den: zu Schu­lun­gen.

Es ist durch­aus auf­wen­dig, sel­ber Schritt zu hal­ten mit den Neue­run­gen! Ich nut­ze dafür ver­schie­de­ne Quellen.

“Elek­tro­ni­sche Pro­jekt- und Bau­ak­te” für MS-Teams

  • Ihr Unter­neh­men macht jähr­lich mehr als 50 Pro­jek­te, für die ein MS-Teams “Team” ange­legt wird?
  • Sol­len die Teams von Anfang gleich aus­ge­stat­tet sein, oder soll jedes Teams (auf­wen­dig) mit den not­wen­di­gen Kanä­len, Basis­auf­ga­ben, Apps etc ein­zeln manu­ell kon­fi­gu­riert werden?
  • Jede/r Benut­zer kann Teams anle­gen? Oder nur eine Teams-Admins Grup­pe? Ein Antrags- und Geneh­mi­gungs- Work­flow für neue Teams wäre eine tol­le Sache, damit es auf Knopf­druck erfolgt? So kann auch die Anla­ge “dop­pel­ter” / gleich­ar­ti­ger Teams zen­tral über­wacht werden.
  • Es gibt keine/n Mitarbeiter/in, der die Über­wa­chung und Ver­wal­tung von MS-Teams macht?
TeamsWare - produktiver arbeiten mit Microsoft Teams

Dann wird Ihnen die “Elek­tro­ni­sche Pro­jekt- und Bau­ak­te ‘Teams­Wa­re’ ” für MS Teams bestimmt eine gute Hil­fe sein! Sie ist gemacht für Ver­ant­wort­li­che, die einen Über­blick über die Pro­jek­te = Teams haben, aber nicht IT Admins sind. Ger­ne zei­ge ich Ihnen die Vor­tei­le. Lei­sten kann sich die­se Erwei­te­rung jedes Unter­neh­men — sie rech­net sich jedes Monat.

Tele­fo­nie­ren mit MS-Teams

Tele­fo­nie­ren inner­halb des eige­nen Unter­neh­mens mit Micro­soft Teams funk­tio­niert im Stan­dard “out of the box”.

Wenn Sie mit Teil­neh­mern außer­halb Ihrer MS Teams / MS/365 Orga­ni­sa­ti­on, also über das öffent­li­chen Tele­fon­netz, tele­fo­nie­ren wol­len, brau­chen Sie ein Gate­way, eine Brücke, ins öffent­li­che Netz!
Es kann auch sein, dass Sie den bis­he­ri­gen Tele­fon­ap­pa­rat nicht mehr haben wollen!

Dazu gibt es die ein­fach zu instal­lie­ren­de, gün­sti­ge Lösung “Nvoice for Micro­soft Teams” des deut­schen Her­stel­lers NFON.

MS-Teams Siche­rung

Wis­sen Sie, dass Micro­soft nicht für die Siche­rung Ihrer Daten ver­ant­wort­lich ist, die in MS Teams und MS/365 von Ihren Mit­ar­bei­tern dar­in gespei­chert wer­den! Micro­soft ist ver­ant­wort­lich dafür, dass die aktu­ell gespei­cher­ten Daten nicht ver­lo­ren gehen kön­nen! Das machen sie durch ihre vie­len ver­bun­de­nen Rechen­zen­tren und “Repli­ka­ti­on” der Daten.

Daten wur­den, absicht­lich oder unab­sicht­lich, gelöscht oder es soll auf frü­he­re Ver­sio­nen & Daten zuge­grif­fen wer­den? Beson­ders dafür ist eine Siche­rung notwendig!

Bit­te um Info, wel­che Siche­rungs­soft­ware jetzt ein­ge­setzt wird, damit wir prü­fen kön­nen, ob die­se Soft­ware ergänzt wer­den kann. Bei Bedarf kon­fi­gu­rie­ren wir ihr Back­up ent­spre­chend aktu­el­len Sicher­heits­an­for­de­run­gen. Oder ob eine wei­te­re Back­up Lösung not­wen­dig ist.

MS-Teams Erwei­te­run­gen

Micro­soft Teams soll lt. Micro­soft zum “zen­tra­len Work­place Hub” wer­den: ein zen­tra­les Pro­gramm für alle Auf­ga­ben des Büro- und Know­ledge Worker, aber auch Mit­ar­bei­ter in der Pro­duk­ti­on (sog. “First­li­ne Workers”).

Dafür wur­de es von Anfang so kon­zi­piert, dass “AddOns” und “Con­nec­to­ren” und wei­te­re Kom­po­nen­ten ein­fach instal­liert wer­den können.

Teams AddOns

Das sind Pro­gram­me, die in MS Teams oder ein­zel­nen Kanä­len ein­ge­bun­den wer­den kön­nen. Sinn: damit man nicht zu den ande­ren Pro­gram­men wech­seln muss.

Micro­soft Apps sind z.B.: OneNote, Lists, Plan­ner, Share­Point Sei­ten, … Es kön­nen aber auch selbst erstell­te Anwen­dun­gen sein, die ich oder Part­ner für Ihr Unter­neh­men erstellen.

Es gibt aktu­ell ca. 1.000 Apps im “Teams Apps Store”. Wol­len Sie ver­hin­dern, dass Ihre Benut­zer sel­ber ein­fach alle Apps instal­lie­ren kön­nen? Denn o.o.b (out of the box) dür­fen sie das! Mit ent­spre­chen­der admi­ni­stra­ti­ver Ein­stel­lung kann man das steu­ern — das erle­di­ge ich Ihnen in kur­zer Zeit. Man kann auch zen­tral steu­ern, wel­che Apps die Benut­zer immer auto­mat. bekom­men sol­len, u.v.a.m.

Wel­che der vie­len Teams Apps sind sinn­voll für Ihr Unter­neh­men, für Ihre MS-Teams Anwen­dung? Ich hel­fe Ihnen pas­sen­de Apps aus­zu­wäh­len und damit die Pro­duk­ti­vi­tät mit MS-Teams zu steigern. 

Con­nec­to­ren

damit kön­nen ande­re Anwen­dun­gen Infor­ma­tio­nen und Nach­rich­ten in einen Teams Kanal sen­den. Somit braucht man nicht in der ande­ren Anwen­dung nach­se­hen oder sich Mails schicken las­sen, was dort los ist.