Microsoft Teams
Einführungs- & Adoption Workshop
Für Management und IT Entscheider
So funktioniert Modern Work
Wildwuchs in Teams vermeiden
Best practice
Nutzungsregeln & Netiquette
MS Teams ist da, aber ..
.. es wird zu wenig oder nicht richtig genutzt!
Häufige Probleme und Fehler mit Microsoft Teams
Immer häufiger werde ich um eine Microsoft Teams Schulung angefragt. Weil die Geschäftsführer oder Führungskräfte sehen, dass MS Team nur für Online- & Videokonferenzen genutzt wird, aber nicht mehr. Oft wird es von Benutzern sogar als Belastung gesehen, weil eine weitere Anwendung gekonnt und beachtet werden muss.
Auf meine Frage: “Wofür soll MS Teams denn eingesetzt werden?” bekomme ich keine oder nur halbe Antworten — es ist vielfach auch nicht bekannt, was in MS Teams alles steckt.
Häufige Situation: MS Teams wurde wegen Corona in vielen Unternehmen für Homeoffice und Videokonferenzen Hals über Kopf eingeführt:
- MS Teams wurde nur als Chat- und Videotool eingeführt
- Es wird nur als zusätzliches Tool gesehen und weitere Arbeit macht
- “Modern Work” hat man schon mal gehört, hat aber keine Idee, was damit wirklich gemeint ist, wie das aussehen kann.
- Fehlende Schulung in Basis und Fortgeschrittenen Funktionen
- Wenn von Teams nur die Funktionen geschult werden, wie das bei Word u Excel usw. üblich ist, hebt und nutzt man nicht das Potential von MS-Teams.
- Keine Schulung auf Kompetenz der Nutzung der “anderen” Möglichkeiten die mit MS-Teams möglich werden.
- Man versucht die Fileserver Strukturen in Teams abzubilden
- Keine Schulung, wie moderne Zusammenarbeit sein kann
- Keine Awareness für “Change to Modern Work”
- Keine Unterstützung bei der Organisation und Strukturierung der MS Teams Teams
- Viele User legen unkoordiniert Teams an — es entsteht ein Wildwuchs an Teams
Ist das auch bei Ihnen so oder so ähnlich?
Dann ist es Zeit, für:
Microsoft Teams kann mehr als Videokonferenzen!
Immer mehr Geschäftsführer sowie Business- und IT- Führungskräfte / Abteilungsleiter, haben schon gehört oder gelesen von:
- Collaboration
- Modern Work
- Teams
- Kanäle
- Apps die funktionieren wie am SmartPhone
- Zusammenarbeit mit Externen
- Bots, u.v.a.m.
Sie verbinden damit Vorstellungen und Visionen, wollen das im Unternehmen einsetzen, um besser zu werden. Sie können sich aber noch nichts darunter vorstellen, wie das einsetzbar wäre und wie man es zum Laufen bringt.
Microsoft 365 bietet so viele Einzelprogramme.
Wer kennt sich da noch aus?
Wie kann man das einführen?
MS Teams erfolgreich einführen –
Sie wissen aber nicht so recht wie?
Vision entwickeln
Beim Workshop entwickeln wir eine Vision des “Modern Work” für Ihr Unternehmen. Die Vision wird meistens enthalten:
- Die Vision von MS-Teams
- Effizienter kommunizieren,
- Kommunikatons-Richtlinien bzw. Nutzungsregeln
- Weniger — vor allem interne — E‑Mails
- Effizientere Meetings
- Medienbrüche eliminieren — Daten-Integrationen statt copy&paste
- Wofür MS Teams im Unternehmen eingesetzt werden soll, wofür nicht
- Projekt-Abwicklung mit MS Teams oder anderen Tools
- Einbeziehung und Zusammenarbeit mit Externen
- Weniger Unterbrechungen bei der laufenden Arbeit
Modern Work funktioniert nicht ohne Change Management
MS Teams ist kein IT Projekt, sondern ein Organisations- und Change- Projekt! Die Mitarbeiter müssen so manche lang gewohnte, lieb gewordene und praktizierte Arbeitsweise ändern, wenn “Modern Work” funktionieren soll = Änderung des Wissens. Auch Änderung des Mindsets, wo es oft heißt: “Das haben wir immer schon so gemacht!”. Das zu initiieren und zu begleiten ist Management Aufgabe.
Doch für viele Führungskräfte ist die Umsetzung des “Digital Workplace” genauso unbekannt wie für die Anwender. Deshalb biete ich Workshops VOR der Microsoft Teams Anwender Schulung an, um bei den Führungskräften das Verständnis für den “New way of work” durch effiziente MS Teams Nutzung zu schaffen.
Zuerst gemeinsames Verständnis schaffen
Im Workshop besprechen wir:
- Was ist “Modern Work”, der “Digital Workplace”?
- Was ist die Vision hinter MS Teams, von Collaboration generell?
- Welchen Sinn hat MS Teams, wo sind seine Stärken und Möglichkeiten?
- Wofür ist es nicht gemacht, sollte besser ein anderes Tools genutzt werden?
- Was ist ein “Workplace Hub” bzw. “Collaboration Hub”?
- Warum und vor allem wie kann man interne E‑Mails reduzieren?
- Was ist zu tun, um “Wildwuchs in Teams” zu vermeiden?
- Vorstellung von Governance Tools für automatische Erstellung gleichartiger, vollständig ausgestatteter, Teams
- Wofür soll MS Teams in Ihrem Unternehmen genutzt werden?
- Wie erfolgt jetzt und in Zukunft Projekt-Arbeit?
- Ist MS Teams für diese Projekte das richtige Werkzeug?
- Wie kann man Mitarbeiter unterstützen und anleiten, MS Teams effizienter zu nutzen?
- Beispiele aus dem Unternehmen, die die Benutzer verstehen
- Entwicklung von Nutzungs- bzw. Kommunikations-Richtlinien für Ihr Unternehmen als “Roter Faden” für Schulung und Nutzung.
Digitalisierung & Modern Work ist mehr …
… als zu chaten und einige Planner-Aufgaben in MS Teams zu machen!
Als Digitalisierung-Consultant & IT Generalist mit langer Erfahrung, u.a. 20Jahre IT-Verantwortlicher in verschiedenen Unternehmen, ist mir die Gesamtsicht auf Ihr Unternehmen wichtig! Es geht nicht nur um Einführung von MS Teams, sondern dass immer mehr Prozesse und Abläufe miteinander digital verbunden werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
MS-Teams kann “Workplace Hub” sein: dass alle Informationskanäle verschiedenster Datenquellen und Daten-Inputs in MS Teams zusammenlaufen (können) — durch “Connectors” und Integrationen. Ebenso können Anwendungen von MS Teams aus als zentrale aus gestartet werden.
Ihr Fahrplan für Modern Work
Dann MS Teams Schulung
Je nach “IT Affinität” der Führungskräfte, dem “Digitalisierungsgrad” des Unternehmens, sind ein, meist mehrere, Workshops nowendig.
Sie wissen dann, was heute Stand der Technik ist, was möglich ist. In den Gesprächen und Diskussionen wird ergeben haben, was für Ihr Unternehmen Sinn macht, was eher noch entferntere Zukunft ist.
Es wird ausgewählt, welche Anwendung den geringsten Aufwand zur Umsetzung mit dem meisten Nutzen hat.
Es wird ein Kernteam gebildet, das arbeitsfähige Prototypen von Anwendungen mit MS Teams erstellt und mit Key-Usern arbeitet. Diese Test Teams werden in der Arbeitsgruppe bespreochen, ggf. verallgemeinert für breite Anwendbarkeit.
Es gibt eine Anwender Grundschulung (ca. 4 Stunden) zur Einführung über Sinn und Nutzen von MS Teams, Besprechung der wichtigsten Funktionen der Teams App. Im Idealfall und Soll-Zustand mit den Beispielen und Anwendungen Ihres Unternehmens.
Einige Wochen später macht eine Aufbau- bzw. Fortgeschrittenen Schulung für die Anwender Sinn. So kommen wir immer mehr und tiefer auf neue Wege — nicht nur der MS Teams Nutzung, sondern hoffentlich der Digitalisierung und Integration von Prozessen und Abläufen in Ihrem Unternehmen.
Der Weg der Veränderung ist ein langer und hört wohl nie auf.
Vor-Ort oder Online Workshops
Die Workshops führe ich bevorzugt direkt bei Ihnen Vor-Ort in Ihrer Firma durch.
Nachdem mein Standort Nähe Wels ‑Sattledt ist, eigenen sich dafür Oberösterreich (OÖ), westliches Niederösterreich (NÖ), Salzburg, (Ober-) Steiermark für geringe Reisekosten. Die Arbeit mit den Teilnehmern ist einfacher und direkter.
Nach einem Start-Workshop Vor-Ort können wir selbstverständlich dann auch online weiter zusammen arbeiten — ganz mit den Möglichkeiten von MS Teams.
Kompetenz
Die gesamtheitliche Sicht auf das Unternehmen und seine Mitarbeiter war und ist mir immer wichtig.
Meine Anliegen sind immer schon:
- Die Menschen = Anwender verstehen, Verständnis für die Wünsche und Sorgen der Menschen entwickeln!
- Die Menschen dort abholen, wo sie stehen!
- Bindeglied und Übersetzer zwischen Business und Anwender sein!
- Den Menschen helfen, ihre Arbeit mit EDV/IT besser und schneller zu machen
- Menschengerechte EDV bereitstellen, Ängste abbauen!
- “Überzeugen durch Tun!” Prototypen bauen, statt langer Diskussionen und theoretischer Konzepte!
Digitalisierung gelingt nur mit den Menschen.
Man muss sie dazu befähigen, die neuen Möglichkeiten anzunehmen und zu nutzen!
Als “gelernter” (Wirtschafts-) Berater fällt mir das leicht: ich bin kein “gelernter IT-ler”, der nur EDV/IT versteht!
Als Nicht-Akademiker spreche ich die Sprache der Menschen. Wenn ich Abkürzungen verwende, weiß ich deren Langtext. Statt englischer Begriffe nutze ich die deutschen Begriffe — wenn sie bekannt sind und verwendet werden — viele Anglizismen sind mittlerweile eingebürgert.
Ich habe gelernt: “Ein Berater soll den Klienten so beraten, dass dieser meint, selber die Lösung gefunden zu haben!”
Volle Begeisterung für Neues gibt’s bei mir ganz selten — dafür bin ich zu kritisch, schaue hinter die Kulissen.
“Office Productivity” war mir immer ein Anliegen: dass die Mitarbeiter im Office produktiver werden und Aufgaben rascher erledigen können — “enabled” werden, sagt man heute dazu (was in der Produktion seit Jahrzehnten intensiv gemacht wird, nur das Office hat man nicht beachtet) . Dazu gebe ich gern Unterstützung, um langweilige oder zeitfressende Routineaufgaben effizienter zu erledigen, im besten Fall zu automatisieren und Daten-Integrationen zu schaffen (SQL & Co, div. Reporting-Tools). Mit “Visual Basic for Applications” (VBA) machte ich nützliche Applikationen, hängte gerne auch Excel + Word + Access zusammen.
Jedenfalls kann ich auf ein sehr langes und breites Wissen über Anwendungen und auch diverse Stolperfallen zurückblicken.
Nicht alles was technisch machbar ist oder zumindest machbar scheint, ist auch wirtschaftlich sinnvoll!
Erfahrung mit MS-Teams und M365
Mit SharePoint arbeite ich seit 2007. Es begeisterte mich, weil man erstmals einfach strukturierte Daten (sog. “Listen”) und unstrukturierte Daten (Dokumente) miteinander verbinden konnte. Damit erstellte ich NoCode- / LowCode- Anwendungen mit Nintex Workflow und dem Formularprogramm InfoPath, sowie weitere AddOns bzw. Apps. Office/365 bekam im Laufe der Zeit immer mehr Bedeutung. Microsoft Azure als Basis dieser Dienste natürlich auch.
MS Teams kenne ich seit 2018 — gut 1 Jahr nach seiner Vorstellung. Anfangs war ich auch nur mäßig begeistert, weil ich es zu wenig ausgereift fand und zu viele Mängel der Funktionen und Benutzbarkeit sah.
Aber vor allem verstand ich das Konzept noch nicht — so wie es heute noch vielen Leuten geht. Denen will ich helfen.
Allein geht nichts! Cloud Lösungen wie Microsoft/365 (ex Office/365) sind sog. “Evergreen”-Lösungen: es gibt laufend Updates. Es ist so umfangreich, dass man sich nicht überall selber allein am aktuellen Stand halten kann. Geschweige denn überall Experte sein kann.
In den vergangenen Jahren der Corona Pandemie habe ich viele Online Schulungen zu MS Office, M365 und dem gesamten Umfeld besucht — als Microsoft SMB Partner gibt es sehr viele Möglichkeiten.
Ich bin gut vernetzt mit der deutschen Microsoft‑, Teams- & Modern Work- Community, die von den MVPs (Microsoft Valuable Professionals) getragen wird. Hervorheben möchte ich vor allem Alex Eggers und Ragnar Heil. Alex Eggers und sein Team machen auch für Microsoft Österreich Schulungen — was will man mehr? Die Teilnahme bei diversen Teams‑, M365‑, PowerPlatform- Summits ua.m. ist selbstverständlich. Auch wenn es (spät) am Abend oder Wochenende oder an österr. Feiertagen ist.
Aufbauend auf diesem vielfältigen Wissen und den praktischen Erfahrungen kann ich die neuen Möglichkeiten der Microsoft 365 Welt noch umfassender und nützlicher für Sie einsetzen!
Holen Sie sich diese Expertise ins Haus!
Weitere Schulungen und Kurse
Für Microsoft Teams Benutzer: MS Teams mehr und effizienter nutzen
Entlasten Sie Ihren IT Support!
Themen: Security-Awareness, Datenschutz, Arbeitsschutz, Compliance, WhistleBlower