Micro­soft Teams
Ein­füh­rungs- &  Adop­ti­on Workshop

Für Manage­ment und IT Entscheider

So funk­tio­niert Modern Work

Wild­wuchs in Teams vermeiden

Best prac­ti­ce

Nut­zungs­re­geln & Netiquette

MS-Teams-User-Adoption-Workshop

MS Teams ist da, aber ..

.. es wird zu wenig oder nicht rich­tig genutzt!

Häu­fi­ge Pro­ble­me und Feh­ler mit Micro­soft Teams

Immer häu­fi­ger wer­de ich um eine Micro­soft Teams Schu­lung ange­fragt. Weil die Geschäfts­füh­rer oder Füh­rungs­kräf­te sehen, dass MS Team nur für Online- & Video­kon­fe­ren­zen genutzt wird, aber nicht mehr. Oft wird es von Benut­zern sogar als Bela­stung gese­hen, weil eine wei­te­re Anwen­dung gekonnt und beach­tet wer­den muss.

Auf mei­ne Fra­ge: “Wofür soll MS Teams denn ein­ge­setzt wer­den?” bekom­me ich kei­ne oder nur hal­be Ant­wor­ten — es ist viel­fach auch nicht bekannt, was in MS Teams alles steckt.

Häu­fi­ge Situa­ti­on: MS Teams wur­de wegen Coro­na in vie­len Unter­neh­men für Home­of­fice und Video­kon­fe­ren­zen Hals über Kopf eingeführt:

  • MS Teams wur­de nur als Chat- und Video­tool eingeführt
  • Es wird nur als zusätz­li­ches Tool gese­hen und wei­te­re Arbeit macht
  • Feh­len­de Schu­lung in Basis und Fort­ge­schrit­te­nen Funktionen
  • Wenn es Schu­lung gab, dann mit Fokus auf Bedie­nung des Tools, nicht auf Kom­pe­tenz der Nutzung
  • man ver­sucht die File­ser­ver Struk­tu­ren in Teams abzubilden
  • Kei­ne Schu­lung, wie moder­ne Zusam­men­ar­beit sein kann
  • Kei­ne Awa­reness für “Chan­ge to Modern Work
  • Kei­ne Unter­stüt­zung bei der Orga­ni­sa­ti­on und Struk­tu­rie­rung der MS Teams Teams
  • Vie­le User legen unko­or­di­niert Teams an — es ent­steht ein Wild­wuchs an Teams

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Ist das auch bei Ihnen so oder so ähnlich?

Dann ist es Zeit, für:

MS Teams kann Webinare

Micro­soft Teams kann mehr als Videokonferenzen!

Immer mehr Geschäfts­füh­rer sowie Busi­ness- und IT- Füh­rungs­kräf­te / Abtei­lungs­lei­ter, haben schon gehört oder gele­sen von:

  • Col­la­bo­ra­ti­on
  • Modern Work
  • Teams
  • Kanä­le
  • Apps die funk­tio­nie­ren wie am SmartPhone
  • Zusam­men­ar­beit mit Externen
  • Bots, u.v.a.m. 

Sie ver­bin­den damit Vor­stel­lun­gen und Visio­nen, wol­len das im Unter­neh­men ein­set­zen, um bes­ser zu wer­den. Sie kön­nen sich aber noch nichts dar­un­ter vor­stel­len, wie das ein­setz­bar wäre und wie man es zum Lau­fen bringt.

Micro­soft 365 bie­tet so vie­le Einzelprogramme.

Wer kennt sich da noch aus?
Wie kann man das einführen?

MS Teams erfolg­reich ein­füh­ren –
Sie wis­sen aber nicht so recht wie?

Visi­on entwickeln

Beim Work­shop ent­wickeln wir eine Visi­on des “Modern Work” für Ihr Unter­neh­men. Die Visi­on wird mei­stens enthalten:

  • Effi­zi­en­ter kommunizieren,
  • Kom­mu­ni­ka­tons-Richt­li­ni­en bzw. Nut­zungs­re­geln
  • Weni­ger — vor allem inter­ne — E‑Mails
  • Effi­zi­en­te­re Meetings
  • Medi­en­brü­che eli­mi­nie­ren —  Daten-Inte­gra­tio­nen statt copy&paste
  • Wofür MS Teams im Unter­neh­men ein­ge­setzt wer­den soll, wofür nicht 
  • Pro­jekt-Abwick­lung mit MS Teams oder ande­ren Tools
  • Ein­be­zie­hung und Zusam­men­ar­beit mit Externen
  • Weni­ger Unter­bre­chun­gen bei der lau­fen­den Arbeit
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Workshop-Diskussion

Modern Work funk­tio­niert nicht  ohne Chan­ge Management

MS Teams ist kein IT Pro­jekt, son­dern ein Orga­ni­sa­ti­ons- und Chan­ge- Pro­jekt! Die Mit­ar­bei­ter müs­sen so man­che lang gewohn­te, lieb gewor­de­ne und prak­ti­zier­te Arbeits­wei­se ändern, wenn “Modern Work” funk­tio­nie­ren soll = Ände­rung des Wis­sens. Auch Ände­rung des Mind­sets, wo es oft heißt: “Das haben wir immer schon so gemacht!”. Das zu initi­ie­ren und zu beglei­ten ist Manage­ment Auf­ga­be.  

Doch für vie­le Füh­rungs­kräf­te ist die Umset­zung des “Digi­tal Work­place” genau­so unbe­kannt wie für die Anwen­der. Des­halb bie­te ich Work­shops VOR der Micro­soft Teams Anwen­der Schu­lung an, um bei den Füh­rungs­kräf­ten das Ver­ständ­nis für den “New way of work” durch effi­zi­en­te MS Teams Nut­zung zu schaffen.

Zuerst gemein­sa­mes Ver­ständ­nis schaffen

Im Work­shop bespre­chen wir:

  • Was ist “Modern Work”, der “Digi­tal Work­place”?
  • Was ist die Visi­on hin­ter MS Teams, von Col­la­bo­ra­ti­on generell?
  • Wel­chen Sinn hat MS Teams, wo sind sei­ne Stär­ken und Mög­lich­kei­ten?
  • Wofür ist es nicht gemacht, soll­te bes­ser ein ande­res Tools genutzt werden?
  • Was ist ein “Work­place Hub” bzw. “Col­la­bo­ra­ti­on Hub”?
  • War­um und vor allem wie kann man inter­ne E‑Mails redu­zie­ren?
  • Was ist zu tun, um “Wild­wuchs in Teams” zu vermeiden?
  • Vor­stel­lung von Gover­nan­ce Tools für auto­ma­ti­sche Erstel­lung gleich­ar­ti­ger, voll­stän­dig aus­ge­stat­te­ter, Teams
  • Wofür soll MS Teams in Ihrem Unter­neh­men genutzt werden?
  • Wie erfolgt jetzt und in Zukunft Pro­jekt-Arbeit?
  • Ist MS Teams für die­se Pro­jek­te das rich­ti­ge Werk­zeug?
  • Wie kann man Mit­ar­bei­ter unter­stüt­zen und anlei­ten, MS Teams effi­zi­en­ter zu nutzen?
  • Bei­spie­le aus dem Unter­neh­men, die die Benut­zer verstehen
  • Ent­wick­lung von Nut­zungs- bzw. Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Richt­li­ni­en für Ihr Unter­neh­men als “Roter Faden” für Schu­lung und Nutzung.

Digi­ta­li­sie­rung & Modern Work ist mehr …

… als zu cha­ten und eini­ge Plan­ner-Auf­ga­ben in MS Teams zu machen! 

Als Digi­ta­li­sie­rung-Con­sul­tant & IT Gene­ra­list mit lan­ger Erfah­rung ist mir die Gesamt­sicht auf Ihr Unter­neh­men wich­tig! Es geht nicht nur um Ein­füh­rung von MS Teams, son­dern dass immer mehr Pro­zes­se und Abläu­fe mit­ein­an­der digi­tal ver­bun­den wer­den, um Medi­en­brü­che zu vermeiden.

MS-Teams kann “Work­place Hub” sein: dass alle Infor­ma­ti­ons­ka­nä­le ver­schie­den­ster Daten­quel­len und Daten-Inputs in MS Teams zusam­men­lau­fen (kön­nen) — durch “Con­nec­tors” und Inte­gra­tio­nen. Eben­so kön­nen Anwen­dun­gen von MS Teams aus als zen­tra­le aus gestar­tet werden.

 

 Ihr Fahr­plan für Modern Work

Dann MS Teams Schulung

Je nach “IT Affi­ni­tät” der Füh­rungs­kräf­te, dem “Digi­ta­li­sie­rungs­grad” des Unter­neh­mens, sind ein, meist meh­re­re, Work­shops nowendig.

Sie wis­sen dann, was heu­te Stand der Tech­nik ist, was mög­lich ist. In den Gesprä­chen und Dis­kus­sio­nen wird erge­ben haben, was für Ihr Unter­neh­men Sinn macht, was eher noch ent­fern­te­re Zukunft ist.

Es wird aus­ge­wählt, wel­che Anwen­dung den gering­sten Auf­wand zur Umset­zung mit dem mei­sten Nut­zen hat.

Es wird ein Kern­team gebil­det, das arbeits­fä­hi­ge Pro­to­ty­pen von Anwen­dun­gen mit MS Teams erstellt und mit Key-Usern arbei­tet. Die­se Test Teams wer­den in der Arbeits­grup­pe bespreo­chen, ggf. ver­all­ge­mei­nert für brei­te Anwendbarkeit.

Es gibt eine Anwen­der Grund­schu­lung (ca. 4 Stun­den) zur Ein­füh­rung über Sinn und Nut­zen von MS Teams, Bespre­chung der wich­tig­sten Funk­tio­nen der Teams App. Im Ide­al­fall und Soll-Zustand mit den Bei­spie­len und Anwen­dun­gen Ihres Unternehmens.

Eini­ge Wochen spä­ter macht eine Auf­bau- bzw. Fort­ge­schrit­te­nen Schu­lung für die Anwen­der Sinn. So kom­men wir immer mehr und tie­fer auf neue Wege — nicht nur der MS Teams Nut­zung, son­dern hof­fent­lich der Digi­ta­li­sie­rung und Inte­gra­ti­on von Pro­zes­sen und Abläu­fen in Ihrem Unternehmen.

Der Weg der Ver­än­de­rung ist ein lan­ger und hört wohl nie auf. 

Vor-Ort oder Online Workshops

Die Work­shops füh­re ich bevor­zugt direkt bei Ihnen Vor-Ort in Ihrer Fir­ma durch.
Nach­dem mein Stand­ort Nähe Wels ‑Satt­ledt ist, eige­nen sich dafür Ober­öster­reich (OÖ), west­li­ches Nie­der­öster­reich (NÖ), Salz­burg, (Ober-) Stei­er­mark für gerin­ge Rei­se­ko­sten. Die Arbeit mit den Teil­neh­mern ist ein­fa­cher und direk­ter. 
Nach einem Start-Work­shop Vor-Ort kön­nen wir selbst­ver­ständ­lich dann auch online wei­ter zusam­men arbei­ten — ganz mit den Mög­lich­kei­ten von MS Teams. 

Kom­pe­tenz

Die gesamt­heit­li­che Sicht auf das Unter­neh­men und sei­ne Mit­ar­bei­ter war und ist mir immer wich­tig.
Mei­ne Anlie­gen sind immer schon:

  • Die Men­schen = Anwen­der ver­ste­hen, Ver­ständ­nis für die Wün­sche und Sor­gen der Men­schen entwickeln!
  • Die Men­schen dort abho­len, wo sie stehen!
  • Bin­de­glied und Über­set­zer zwi­schen Busi­ness und Anwen­der sein!
  • Den Men­schen hel­fen, ihre Arbeit mit EDV/IT bes­ser und schnel­ler zu machen
  • Men­schen­ge­rech­te EDV bereit­stel­len, Äng­ste abbauen!
  • “Über­zeu­gen durch Tun!” Pro­to­ty­pen bau­en, statt lan­ger Dis­kus­sio­nen und theo­re­ti­scher Konzepte!

Digi­ta­li­sie­rung gelingt nur mit den Men­schen.
Man muss sie dazu befä­hi­gen, die neu­en Mög­lich­kei­ten anzu­neh­men und zu nut­zen! 

Als “gelern­ter” (Wirt­schafts-) Bera­ter fällt mir das leicht: ich bin kein “gelern­ter IT-ler”, der nur EDV/IT ver­steht! 
Als Nicht-Aka­de­mi­ker spre­che ich die Spra­che der Men­schen. Wenn ich Abkür­zun­gen ver­wen­de, weiß ich deren Lang­text. Statt eng­li­scher Begrif­fe nut­ze ich die deut­schen Begrif­fe — wenn sie bekannt sind und ver­wen­det wer­den — vie­le Angli­zis­men sind mitt­ler­wei­le eingebürgert. 

Ich habe gelernt: “Ein Bera­ter soll den Kli­en­ten so bera­ten, dass die­ser meint, sel­ber die Lösung gefun­den zu haben!” 
Vol­le Begei­ste­rung für Neu­es gibt’s bei mir ganz sel­ten — dafür bin ich zu kri­tisch, schaue hin­ter die Kulissen. 

Office Pro­duc­ti­vi­ty” war mir immer ein Anlie­gen: dass die Mit­ar­bei­ter im Office pro­duk­ti­ver wer­den und Auf­ga­ben rascher  erle­di­gen kön­nen — “enab­led” wer­den, sagt man heu­te dazu (was in der Pro­duk­ti­on seit Jahr­zehn­ten inten­siv gemacht wird, nur das Office hat man nicht beach­tet) . Dazu gebe ich gern Unter­stüt­zung, um lang­wei­li­ge oder zeit­fres­sen­de Rou­ti­ne­auf­ga­ben effi­zi­en­ter zu erle­di­gen, im besten Fall zu auto­ma­ti­sie­ren und Daten-Inte­gra­tio­nen zu schaf­fen (SQL & Co, div. Reporting-Tools). Mit “Visu­al Basic for App­li­ca­ti­ons” (VBA) mach­te ich nütz­li­che Appli­ka­tio­nen, häng­te ger­ne  auch Excel + Word + Access zusammen.

Jeden­falls kann ich auf ein sehr lan­ges und brei­tes Wis­sen über Anwen­dun­gen und  auch diver­se Stol­per­fal­len zurück­blicken.
Nicht alles was tech­nisch mach­bar ist oder zumin­dest mach­bar scheint, ist auch wirt­schaft­lich sinnvoll! 

Erfah­rung mit MS-Teams und M365

Mit Share­Point arbei­te ich seit 2007. Es begei­ster­te mich, weil man erst­mals ein­fach struk­tu­rier­te Daten (sog. “Listen”) und unstruk­tu­rier­te Daten (Doku­men­te) mit­ein­an­der ver­bin­den konn­te. Damit erstell­te ich NoCode- / Low­Code- Anwen­dun­gen mit Nin­tex Work­flow und dem For­mu­lar­pro­gramm InfoPath, sowie wei­te­re AddOns bzw. Apps. Office/365 bekam im Lau­fe der Zeit immer mehr Bedeu­tung. Micro­soft Azu­re als Basis die­ser Dien­ste natür­lich auch.

MS Teams ken­ne ich seit 2018 — gut 1 Jahr nach sei­ner Vor­stel­lung.  Anfangs war ich auch nur mäßig begei­stert, weil ich es zu wenig aus­ge­reift fand und zu vie­le Män­gel der Funk­tio­nen und Benutz­bar­keit sah.
Aber vor allem ver­stand ich das Kon­zept noch nicht — so wie es heu­te noch vie­len Leu­ten geht. Denen will ich helfen.

 

Allein geht nichts! Cloud Lösun­gen wie Microsoft/365 (ex Office/365) sind sog. “Evergreen”-Lösungen: es gibt lau­fend Updates. Es ist so umfang­reich, dass man sich nicht über­all sel­ber allein am aktu­el­len Stand hal­ten kann. Geschwei­ge denn über­all Exper­te sein kann.
In den ver­gan­ge­nen Jah­ren der Coro­na Pan­de­mie habe ich vie­le Online Schu­lun­gen zu MS Office, M365 und dem gesam­ten Umfeld besucht — als Micro­soft SMB Part­ner gibt es sehr vie­le Mög­lich­kei­ten.
Ich bin gut ver­netzt mit der deut­schen Microsoft‑, Teams- & Modern Work- Com­mu­ni­ty, die von den MVPs (Micro­soft Valu­able Pro­fes­sio­nals) getra­gen wird. Her­vor­he­ben möch­te ich vor allem Alex Eggers und Rag­nar Heil. Alex Eggers und sein Team machen auch für Micro­soft Öster­reich Schu­lun­gen — was will man mehr? Die Teil­nah­me bei diver­sen Teams‑, M365‑, Power­Plat­form- Sum­mits ua.m. ist selbst­ver­ständ­lich. Auch wenn es (spät) am Abend oder Wochen­en­de oder an österr. Fei­er­ta­gen ist. 

Auf­bau­end auf die­sem viel­fäl­ti­gen Wis­sen und den prak­ti­schen Erfah­run­gen kann ich die neu­en Mög­lich­kei­ten der Micro­soft 365 Welt noch umfas­sen­der und nütz­li­cher für Sie einsetzen! 

Holen Sie sich die­se Exper­ti­se ins Haus!

 

Wei­te­re Schu­lun­gen und Kurse

    Für Micro­soft Teams Benut­zer: MS Teams mehr und effi­zi­en­ter nutzen

    Ent­la­sten Sie Ihren IT Support! 

    The­men: Secu­ri­ty-Awa­reness, Daten­schutz, Arbeits­schutz, Com­pli­an­ce, WhistleBlower